Aplikacja i system do zarządzania żłobkiem i przedszkolemMniej telefonów od rodziców. Mniej Excela. Mniej papierów.

Dane należą do placówki — to Ty jesteś ich administratorem, my jesteśmy tylko podmiotem przetwarzającym. Po zakończeniu współpracy masz 30 dni na decyzję: albo przekazujemy Ci komplet danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, albo usuwamy je wraz z kopiami. Jeśli w tym terminie nie zdecydujesz — dane usuwamy. Zachowujemy jedynie zapisy potwierdzające akceptację dokumentów prawnych (wymóg rozliczalności RODO) oraz to, co musimy zachować z mocy przepisów. Rezygnację i usunięcie konta zgłasza się mailowo — w aplikacji nie ma przycisku „usuń placówkę”.

Częściowo samodzielnie, częściowo na życzenie. Bez pytania nas o cokolwiek pobierzesz z aplikacji raporty obecności (za wybrany dzień lub dowolny okres) oraz raporty finansowe (miesięczne i roczne) w formacie XLSX lub PDF — na komputerze i w aplikacji mobilnej. Pełnego zrzutu wszystkich danych, np. kartoteki dzieci wraz z danymi opiekunów, nie ma jeszcze jako przycisku w systemie — przygotowujemy go na życzenie, mailowo, w formacie do odczytu maszynowego i bez dodatkowych opłat. Nie stosujemy blokowania danych ani opłat za wyjście.

Na serwerach OVHcloud w Polsce, w regionie Warszawa — tam znajduje się baza danych, pliki i kolejki. Cała podstawowa infrastruktura systemu działa na terytorium EOG: transakcyjne e-maile (zaproszenia, reset hasła) obsługuje Amazon SES w Sztokholmie, a monitoring błędów Sentry we Frankfurcie. Jedyny wyjątek to powiadomienia push, dostarczane przez Firebase Cloud Messaging — poza EOG trafia wyłącznie token urządzenia i treść powiadomienia, na podstawie standardowych klauzul umownych; nie umieszczamy w nich numerów PESEL ani danych szczególnych kategorii.

Codziennie. Kopia zapasowa jest przechowywana na serwerze odrębnym od produkcyjnego, więc awaria maszyny produkcyjnej nie oznacza utraty danych. Kopie zapasowe i odtwarzanie dostępu do danych po incydencie są jednym ze środków bezpieczeństwa wskazanych wprost w umowie powierzenia.

Wyłącznie osoby, którym Ty nadasz dostęp — i tylko w zakresie swojej roli. Właściciel lub dyrektor widzi dane swojej firmy, pracownik dane swojego oddziału, a rodzic wyłącznie dane własnego dziecka. Dane poszczególnych placówek są od siebie logicznie odseparowane: inna placówka w systemie nie ma jak zobaczyć Twoich danych. Hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty kryptograficzne — nie znamy ich i nie możemy odzyskać. Zespół TwójSzkrab sięga do danych placówki tylko w celu wsparcia technicznego i diagnostyki zgłoszonego problemu; takie wejście jest odrębnie oznaczane w dzienniku aktywności i nigdy nie służy do składania oświadczeń w imieniu placówki.

Tak, i to zanim zaczniesz pracować na danych dzieci. Umowę powierzenia akceptuje elektronicznie osoba reprezentująca placówkę — przy pierwszym logowaniu, razem z regulaminem i klauzulą informacyjną. Akceptacja jest utrwalana wraz z datą, wersją dokumentu i identyfikacją konta, więc masz dowód jej zawarcia. Umowa wiąże placówkę, nie osobę, która ją zaakceptowała, a jej pełną treść możesz przeczytać jeszcze przed założeniem konta — jest publicznie dostępna w stopce tej strony. Zmiana wykazu podprzetwarzających wymaga poinformowania Cię z 30-dniowym wyprzedzeniem i daje prawo sprzeciwu.

Wypełnij krótki formularz na dole strony albo napisz na kontakt@twojszkrab.pl — konto testowe zakładamy zwykle jeszcze tego samego dnia. Konto testowe to od razu pełna wersja systemu na Twoich prawdziwych danych: pierwsze dwa miesiące są bezpłatne, a po nich zostajesz według cennika albo rezygnujesz — bez zobowiązań. Aplikacja celowo nie ma samodzielnej rejestracji: konto zakłada operator albo sama placówka, wysyłając zaproszenie na wskazany adres e-mail. Do startu wystarczy nazwa placówki i adres e-mail osoby, która będzie nią zarządzać. Z zaproszenia ustawiasz hasło, akceptujesz dokumenty i możesz zacząć dodawać grupy i dzieci.

Zaimportujemy je za Ciebie, bezpłatnie. System przyjmuje kartotekę dzieci z pliku Excel, a jeśli w arkuszu jest błąd, wskazuje dokładnie wiersz i kolumnę, którą trzeba poprawić — nie zostajesz z komunikatem „import się nie powiódł”. Przy przenosinach z innego systemu pomagamy poukładać dane i sprawdzamy z Tobą wynik importu, zanim zaczniesz z niego korzystać na co dzień.

Opłata jest stała i znana z góry: 50 zł netto miesięcznie za konto placówki plus 2 zł netto miesięcznie za każde miejsce w ustalonym limicie dzieci. Bez opłaty wdrożeniowej, pierwsze dwa miesiące (konto testowe) są bezpłatne, a umowa jest na czas nieoznaczony — bez okresu zobowiązania. Przykłady wyliczeń i szczegóły, także to, co dzieje się po dezaktywacji dziecka, są w sekcji Cennik.

Jeśli franczyzodawca narzuca konkretne oprogramowanie odgórnie, prawdopodobnie nie jesteśmy dobrym wyborem — i lepiej powiedzieć to od razu, niż po wdrożeniu. TwójSzkrab sprawdza się najlepiej w niezależnych żłobkach i przedszkolach oraz w sieciach, które same decydują o swoich narzędziach. Sama wielkość nie jest problemem: jedna firma może prowadzić wiele oddziałów, z osobnymi grupami, pracownikami i rozliczeniami, a dyrekcja widzi je razem. Jeśli nie masz pewności, po której stronie jest Twoja sieć — napisz, sprawdzimy to w kilka minut.